Effizientes Teilnehmermanagement für Events – kon²
Aus dem Wunsch, den vielfältigen Ansprüchen unserer Kunden gerecht zu werden, entstand der Gedanke der Programmierung eines hauseigenen Gästemanagement-Systems. Die Idee entwickelte sich zu einem leistungsstarken Programm: kon² (konquadrat).
Über 15 Jahre ist kon² nun bereits für unsere Kunden bei Events jeder Größenordnung als wahres Multitalent im Einsatz.
Es zeichnet sich durch eine Reihe besonderer Leistungsmerkmale aus:
Vielseitigkeit
Individualität
Flexibilität
Sicherheit
EVENT WEBSITE
Erstellung einer eigenen Event Website, entweder als Microsite in Ihren Webauftritt inkludiert oder als eigene Domain – selbstverständlich in Ihrem Corporate Design. Die Event Website dient gleichzeitig als Informationsplattform, zu der die Gäste mit ihrem Ticketcode durchgängig Zugang haben. Kon² ist komplett webbasiert und deshalb von überall zugänglich. Für die Benutzung wird lediglich eine Internetverbindung benötigt.
In der Anmeldemaske können alle individuellen Informationen abgefragt werden, die für Ihre Veranstaltung erforderlich sind – Felder und Texte sind frei programmierbar und werden an die Anforderungen der jeweiligen Veranstaltung angepasst. Unterschiedliche Gästekategorien, Hotel- und Kontingentverwaltung, abweichende Anmeldeschritte, Reisebuchungen und vieles mehr werden problemlos abgebildet. Auf Wunsch übernehmen wir Telefon- und Mail-Support für Ihre Gäste.
Registrierung
KOMMUNIKATION
Gestaltung von CI-konformer Kommunikation in Form von Einladungs-, Reminder- und Bestätigungsmails mit personalisierten Dateianhängen und Kalendereinträgen. Die Einladung enthält einen Registrierungscode, mit dem sich die Gäste über die Event-Website in das System einloggen und ihre Daten bestätigen.
Auch die Reiseorganisation Ihrer Gäste kann in kon² inkludiert werden. Wir geben eine An- und Abreiseempfehlung (z. B. Flug oder Bahn) und Hotelzimmerkontingente, die den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens entsprechen und koordinieren diese.
TRAVELMANAGEMENT
EVENT CHECK-IN
Flexible Möglichkeiten für die elektronische Erfassung der Teilnehmenden, z.B. via Handy-Ticket, QR- oder Bar-Code. Das System unterstützt sowohl den Vorabdruck der Namensschilder und Ausgabe am Check-In als auch den Namensschilderdruck in Echtzeit, parallel zum Check-In. Sie haben jederzeit Zugriff auf alle Daten, Anwesenheitslisten und Statistiken. Gerne unterstützen wir Sie zudem mit Sonderlösungen wie Sitzplatzverwaltung oder Gäste-Informationssystemen.
Rechnungsabwicklung über das System mit verschiedenen Zahlungsmethoden wie Überweisung, Kreditkarte, Lastschrift oder PayPal – für kon² überhaupt kein Problem. Zusätzlich ermöglicht das Inkasso auch zielgruppenspezifische Preisgestaltung, revisionssichere Reports, automatisierter Rechnungsversand sowie Mahnwesen.
In kon² lassen sich alle vorstellbaren Gästedetails ganz individuell importieren, verarbeiten und exportieren. Das Gästemanagement-System ist für Veranstaltungen unterschiedlicher Dimensionen geeignet, egal ob 20 oder 20.000 Personen.
PAYMENT
SICHERHEIT
SSL-Verschlüsselung macht kon² absolut sicher. Gleichzeitig verhindern tägliche Backups und ein 24-Stunden-Server-Monitoring zuverlässig den Datenverlust. Unsere Server stehen in einem renommierten Rechenzentrum in Deutschland und entsprechen den Vorgaben der aktuell gültigen DSGVO.
Das übersichtliche Backend des Systems bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten an Auswertungen und Reports. Die selbsterklärende Oberfläche ist einfach und mithilfe unkomplizierter Schulung zu bedienen. Eine klar definierte Vergabe von Lese- und Schreibrechten der Nutzer garantiert die Datensicherheit. Historie und Verlauf zu jedem einzelnen Datensatz werden gespeichert, Änderungen können auch rückwirkend nachvollzogen werden.
ADMINISTRATION
Manuelle Verwaltung von Teilnehmern:
- Zeitaufwendig: Manuelle Dateneingabe und Aktualisierung kosten Zeit.
- Fehleranfällig: Risiko von Tippfehlern und ungenauen Informationen.
- Begrenzte Skalierbarkeit: Schwierig, große Teilnehmerzahlen effizient zu verwalten.
- Begrenzte Kommunikation: Schwierig, personalisierte Kommunikation in großem Maßstab aufrechtzuerhalten.
- Datensicherheit: Herausforderungen bei der Gewährleistung der Datensicherheit und -schutz.
Automatische Verwaltung mit konquadrat:
- Effizienz: Schnelle Registrierung, Aktualisierung und Kommunikation in Echtzeit.
- Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den Zeitaufwand erheblich.
- Genauigkeit: Minimiert menschliche Fehler durch automatische Dateneingabe.
- Skalierbarkeit: Leicht anpassbar an Veranstaltungen jeder Größenordnung.
- Personalisierung: Ermöglicht personalisierte Einladungen, Informationen und Kommunikation.
- Mobile Optimierung: Einfache Registrierung und Interaktion für Teilnehmer von jedem Gerät aus.
- Datensicherheit: Hohe Sicherheitsstandards und DSGVO-Konformität gewährleisten den Schutz von Teilnehmerdaten.
- Flexibilität: Individuelle Anpassungen an verschiedene Tickettypen, Sessions und Workshops.
- Transparente Kommunikation: Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen halten Teilnehmer stets informiert.
Kon² ist unser leistungsstarkes Teilnehmermanagement-System für Veranstaltungen.
Steigern Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltungen mit kon². Unsere Software bietet Ihnen eine breite Palette von Funktionen, um Registrierungen, Informationen, Zahlungen und mehr zu verwalten.
Sie sparen Zeit, minimieren Fehler, gewährleisten Datensicherheit und bieten Ihren Teilnehmern eine reibungslose und personalisierte Erfahrung.
Mit konquadrat haben Sie die Kontrolle über Ihre Veranstaltung, unabhängig von ihrer Größe, und können sich darauf konzentrieren, ein herausragendes Event zu organisieren.“
Der schnellste Weg für einen Kontakt – sprechen Sie uns einfach an.
Lassen Sie uns konkret über Ihre Anforderungen reden! Gerne entwerfen wir Ihnen ein passgenaues Konzept für Ihr nächstes Event!
KONTRAPUNKT
Agentur für Kommunikation GmbH
Goldbekplatz 3
22303 Hamburg