Effizientes Teilnehmermanagement für Events – Konquadrat
Aus dem Antrieb, immer einen Schritt voraus zu sein und die Wünsche unserer Kund:innen zu übertreffen, haben wir unser eigenes Teilnehmermanagement-System entwickelt: Konquadrat.
Was als Idee begann, hat sich zu einem echten Power-Tool für Events jeder Art und Größe entwickelt. Seit über 20 Jahren im Einsatz, steht Konquadrat für maximale Flexibilität und smartes Handling – ein echtes Multitalent. Mit einer Vielzahl an Funktionen und modernen Features bietet Konquadrat umfassende Lösungen im Eventmanagement, die neue Standards setzen.
Vielseitigkeit
Individualität
Flexibilität
Sicherheit
EVENT WEBSITE
Die Entwicklung einer eigenen Event-Website kann entweder als Microsite im bestehenden Webauftritt oder als eigenständige Domain umgesetzt werden – natürlich passend zum Corporate Design. Die Website ist nicht nur ein Hub für Informationen, sondern bietet den Gästen mit ihrem Ticketcode rund um die Uhr Zugang. Dank der webbasierten Lösung Konquadrat ist die Plattform von überall aus verfügbar. Alles, was benötigt wird, ist eine Internetverbindung – einfacher geht’s nicht!
Die Anmeldemaske lässt sich komplett flexibel gestalten – alle Infos, die für das Event gebraucht werden, können individuell abgefragt werden. Ob spezielle Felder oder Texte, alles wird genau auf die Veranstaltung zugeschnitten. Verschiedene Gästekategorien, Hotelbuchungen, Kontingentverwaltung, personalisierte Anmeldeschritte oder sogar Reiseplanung? Kein Problem, das System passt sich an! Und wenn gewünscht, übernehmen wir auch den Telefon- und Mail-Support für die Gäste.
REGISTRIERUNG
KOMMUNIKATION
Einladungs-, Erinnerungs- und Bestätigungs-E-Mails, alle CI-konform und individuell angepasst. Diese Mails kommen mit personalisierten Dateianhängen und Kalendereinträgen. Die Einladung enthält einen exklusiven Registrierungscode, mit dem die Teilnehmer:innen sich bequem über die Event-Website ins Teilnehmermanagement-System einloggen und ihre Daten bestätigen können.
Die Reiseplanung für Gäste wird durch Konquadrat mühelos gestaltet. Das Teilnehmermanagement-System bietet maßgeschneiderte Empfehlungen für An- und Abreisen, einschließlich Optionen für Flug und Bahn, sowie Hotelzimmerkontingente, die perfekt auf die Unternehmensrichtlinien abgestimmt sind und reibungslos koordiniert werden.
TRAVELMANAGEMENT
EVENT CHECK-IN
Mit flexiblen Lösungen für die elektronische Erfassung, wie Handy-Tickets und QR-Codes, gestaltet sich der Check-in effizient und unkompliziert. Das Teilnehmermanagement-System ermöglicht den Vorabdruck von Namensschildern oder deren Erstellung in Echtzeit parallel zum Check-in. Ein durchgehender Zugriff auf alle relevanten Daten, Anwesenheitslisten und Statistiken sorgt für eine umfassende Übersicht. Ergänzende Sonderlösungen wie zum Beispiel Sitzplatzverwaltung und Gäste-Informationssysteme stehen ebenfalls zur Verfügung.
Rechnungen werden effizient über das Teilnehmermanagement-System bearbeitet, das diverse Zahlungsmethoden wie Überweisung, Kreditkarte, Lastschrift und PayPal integriert. Das Inkasso-System bietet darüber hinaus maßgeschneiderte Preisgestaltung, revisionssichere Berichte, automatisierten Rechnungsversand und ein effektives Mahnwesen.
Das Konquadrat-System ermöglicht die flexible Handhabung aller Gästedaten, von der individuellen Bearbeitung bis zum Export. Es ist für Veranstaltungen jeder Größe geeignet, ob für kleine Gruppen von 20 Personen oder große Events mit bis zu 20.000 Teilnehmern.
PAYMENT
SICHERHEIT
Konquadrat setzt auf SSL-Verschlüsselung für erstklassige Sicherheit. Mit täglichen Backups und rund um die Uhr Server-Monitoring werden Datenverluste zuverlässig verhindert. Die Server sind in einem angesehenen Rechenzentrum in Deutschland untergebracht und erfüllen alle Anforderungen der geltenden DSGVO.
Das intuitive Backend des Teilnehmermanagement-Systems ermöglicht umfassende Auswertungen und Reports. Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche ist es leicht zu bedienen und erfordert nur ein kurzes Onboarding. Die präzise Vergabe von Lese- und Schreibrechten gewährleistet höchste Datensicherheit. Zudem werden alle Änderungen und Historien jedes Datensatzes detailliert protokolliert und können rückblickend nachvollzogen werden.
ADMINISTRATION
Manuelle Verwaltung ohne Teilnehmermanagement-System:
- Zeitaufwendig: Manuelle Dateneingabe und Aktualisierung sind extrem zeitintensiv. Jeder Schritt, von der Eingabe neuer Daten bis zur Aktualisierung bestehender Informationen, erfordert erheblichen Aufwand, was die Effizienz stark beeinträchtigt.
- Fehleranfällig: Die manuelle Verwaltung ist anfällig für menschliche Fehler wie Tippfehler oder fehlerhafte Eingaben, die zu ungenauen oder inkonsistenten Informationen führen können.
- Begrenzte Skalierbarkeit: Mit zunehmender Teilnehmerzahl wird die manuelle Verwaltung zunehmend unpraktisch und ineffizient. Große Datenmengen können nur schwer verarbeitet und verwaltet werden.
- Begrenzte Kommunikation: Die Aufrechterhaltung personalisierter Kommunikation mit einer großen Anzahl von Teilnehmenden wird schwierig. Manuelle Prozesse bieten oft nicht die notwendige Flexibilität und Effizienz für maßgeschneiderte, skalierbare Kommunikation.
- Datensicherheit: Die Sicherstellung der Datensicherheit und des Datenschutzes ist bei manueller Verwaltung problematisch. Es besteht ein erhöhtes Risiko von Datenverlust oder -missbrauch, da Sicherheitsmaßnahmen oft nicht konsistent und umfassend implementiert werden können.
Automatische Verwaltung mit Teilnehmermanagement-System:
- Effizienz: Die automatische Verwaltung ermöglicht eine zügige Registrierung, Aktualisierung und Kommunikation in Echtzeit, wodurch alle Prozesse schneller und reibungsloser ablaufen.
- Zeitersparnis: Durch automatisierte Abläufe wird der Zeitaufwand erheblich reduziert. Wiederkehrende Aufgaben wie die Anmeldung oder Datenaktualisierungen geschehen ohne manuellen Eingriff.
- Genauigkeit: Automatische Dateneingabe verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, was zu präziseren und konsistenteren Daten führt.
- Skalierbarkeit: Das System ist flexibel und kann problemlos an die Größe der Veranstaltung angepasst werden, egal ob es sich um kleine Meetings oder große Konferenzen handelt.
- Personalisierung: Es ermöglicht die Erstellung personalisierter Einladungen, Informationen und Kommunikationsinhalte, die auf die individuellen Bedürfnisse der Teilnehmer:innen zugeschnitten sind.
- Mobile Optimierung: Teilnehmer:innen können sich über jedes Gerät anmelden und interagieren, was den Registrierungsprozess und die Teilnahme wesentlich erleichtert.
- Datensicherheit: Hohe Sicherheitsstandards und die Einhaltung der DSGVO gewährleisten den Schutz sensibler Daten und deren sichere Verwaltung.
- Flexibilität: Das System erlaubt Anpassungen an verschiedene Tickettypen, Sessions und Workshops, um unterschiedlichen Veranstaltungsformaten gerecht zu werden.
- Transparente Kommunikation: Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen halten die Teilnehmer:innen stets informiert und sorgen für eine klare und kontinuierliche Kommunikation.
Konquadrat präsentiert sich als ein leistungsstarkes System für das Teilnehmermanagement bei Veranstaltungen. Die Software maximiert den Erfolg von Events durch eine umfassende Palette an Funktionen für die Verwaltung von Registrierungen, Informationen, Zahlungen und vielem mehr. Das System ist bei fast allen unserer Veranstaltungen im Einsatz.
Mit Konquadrat werden Zeitaufwand reduziert, Fehler minimiert und die Datensicherheit sichergestellt. Teilnehmer erleben eine durchweg reibungslose und personalisierte Betreuung. Das System ermöglicht eine präzise Kontrolle über jede Veranstaltung, unabhängig von ihrer Größe, und fördert so die Ausrichtung eines herausragenden Events.
Der schnellste Weg für einen Kontakt – sprechen Sie uns einfach an.
Lassen Sie uns konkret über Ihre Anforderungen reden! Gerne entwerfen wir Ihnen ein passgenaues Konzept für Ihr nächstes Event!
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