IHR AUFTRITT IST UNSERE LEIDENSCHAFT
Digitale Events
Wir schaffen einzigartige Digitale Events, die maximale Aufmerksamkeit erzeugen und Botschaften spürbar nachhaltig verankern.
- Digitale Events bieten mehr Chancen als nur die Antwort auf die Corona-Krise
- Digitale Veranstaltungen – Dos and Don’ts
- Was spricht für digitale Veranstaltungen? Welche Nachteile gibt es?
- Fragen und Antworten zu digitalen Events
Digitale Events bieten mehr Chancen als nur die Antwort auf die Corona-Krise
Digitale Events sind aktuell „alternativlos“. Denn sie sind zum jetzigen Zeitpunkt die einzig sichere Möglichkeit, sich in größerem Umfang auszutauschen und das sogar ganz einfach über Ländergrenzen hinweg.
Webex und Skype sind kein Event-Ersatz
Um es gleich vorweg zu sagen: Webex und Skype sind kein Event-Ersatz und haben nichts mit digitalen Events zu tun. Ja, es ist möglich, eine PowerPoint zu teilen, sich zu sehen und miteinander zu reden. Aber seien wir ehrlich, eine Aneinanderreihung diverser Vorträge mit PPT-Präsentationen ist ja schon „live“ nur schwer erträglich.
Leider reicht es auch nicht aus, das Geschehen auf einer Event-Bühne mit ein, zwei Kameras aufzunehmen und einfach ins Internet zu streamen. Denn die Zuschauer am Bildschirm sind verwöhnt. Ihre Bildschirmgewohnheiten werden abgeleitet durch hochprofessionelle TV-Erlebnisse.
Was macht dann ein gutes Digital-Event aus?
Ein erfolgreiches digitales Event erfordert eine eigene Agenda. Ein bestehendes Live-Eventkonzept einfach digital umzusetzen reicht nicht aus.
Viele der bekannten Eventregeln bleiben jedoch: Wir erinnern uns alle an unser letztes Business-Event. Welcher Vortrag ist uns am besten in Erinnerung geblieben? Das war der, bei dem der oder die Vortragende mich mitgenommen hat auf eine Abenteuer-Reise durch das Thema. PowerPoint war wahrscheinlich auch dabei, aber es waren informative, wie auch überraschende Folien, die immer nur das „Add on“ zum Vortrag (oder besser: zum Auftritt) waren. Es war eine Dramaturgie im gesamten Ablauf erkennbar mit Themen, Interaktion, Unterhaltung und ganz wichtig – viel Networking.
Das macht es digital so schwierig. Motivation, Teamgeist, Führungsstärke zu versprühen, verlangt digital noch mehr Persönlichkeit, Fähigkeiten, Content und nicht zuletzt viel Proben. Dramaturgie ist das A und O. Denn wenn sich Zuschauer langweilen, schalten sie ab und das geht online noch einfacher – per Knopfdruck.
Digital-Event “zusammen.wachsen.gestalten” von Kontrapunkt
Kontrapunkt konzipierte für die Ergebniskonferenz des Hightech-Forums eine interaktive Live-Show mit den Themen Themen Resilienz und Souveränität, Entrepreneurship und soziale Innovationen, Nachhaltigkeit und Ko-Kreation. Das Ergebnis waren über 2000 Teilnehmende im Live-Stream und mehr als 1000 Beteiligte im Live-Chat. Neben der gesamten Produktion der vier stündigen Live-Show war Kontrapunkt auch für die Erstellung des Contents und das Teilnehmermanagement verantwortlich.
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Mehrwert
Digitale Events sind also eher eine TV-Produktion, doch sie bieten weit mehr: Die digitalen Interaktionsmöglichkeiten mit Ihren Teilnehmern sind vielfältig. Dies schafft auch über weite Distanzen hinweg eine aktive Einbindung in das Programm und ein Zusammenhörigkeitsgefühl.
Die neuen Möglichkeiten sind riesig. Plötzlich kann man nicht nur 500 Führungskräfte für die neue Strategie motivieren, sondern gleich alle Mitarbeiter auf allen Kontinenten gleichzeitig.
Mit dem richtigen technischen Partner streamen Sie Ihr Event sicher an alle Standorte, binden die Kollegen in Mexico-City, Chicago und Shanghai aktiv ein und ermöglichen ein globales Commitment im Unternehmen. Das ist neu, spannend, anders. Vielleicht ist genau jetzt der richtige Moment für den Aufbruch in die digitale Event-Welt. Kontrapunkt ist als erfahrener Partner an Ihrer Seite und konzipiert Ihr individuelles Digital-Event, dass zu Ihren Zielen, Ihrer Marke und Ihrer Zielgruppe passt.
Hybrid-Events
Der rasante Anstieg von digitalen/virtuellen Meetings in den letzten Monaten hat die Akzeptanz der Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen deutlich vergrößert. Langfristig wird sich daraus eine neue Form der Hybrid-Events entwickeln.
Veranstaltungen werden künftig für zwei unterschiedliche Zielgruppen konzipiert. Für die realen Teilnehmenden, aber gleichzeitig auch für die digitalen Teilnehmenden. Das wichtigste ist bei beiden Formaten die Live-Komponente.
Die digitale Konferenz wird sich deutlich von der realen Konferenz unterscheiden und die beiden Konferenzen werden mit Sicherheit nicht immer komplett parallel zueinander laufen.
Die Reichweite von Events wird dadurch künftig massiv gesteigert. Wir stehen vor einem großen, sehr spannenden Umbruch.
Gäste-Management & Minimierung des Conrona- Infektionsrisikos mit konquadrat
Die Corona-Krise stellt Veranstalter auch beim Gästemanagement vor große organisatorische Herausforderungen: Die Minimierung des Infektionsrisikos durch gezielte Maßnahmen und die Nachverfolgbarkeit von Infektionsketten ist gefordert. Unser Teilnehmer-Managementsystem konquadrat bietet eine sichere und DSGVO-konforme Dokumentation aller Anwesenden.
Denn bei der Erfassung der Personendaten geht es nicht nur um Informationen zu den Gästen, sondern auch um alle Beteiligten im Hintergrund. Eine sichere und professionelle Lösung für den Bereich Teilnehmermanagement ist also Voraussetzung für die Einhaltung der behördlichen Auflagen. Mit konquadrat zur Verarbeitung von Teilnehmerdaten liefert Kontrapunkt diese Lösung vor, während und nach der Veranstaltung:
Kommunikation vor dem Event
- Digitale und online-basierte Stammdatenverwaltung von allen relevanten Personen
- Maximale Teilnehmerzahl: Kontingentverwaltung
- Unterteilung in Gruppen (z. B. für Zeit-Slots)
- Abfragemöglichkeiten (z. B. zur Kontrolle von Risikofaktoren)
- Dokumentenupload (z. B. für Nachweise oder Erklärungen)
Steuerung der Teilnehmer während des Events
Wie können die Auflagen vor Ort eingehalten werden?
- Einteilung der Gäste in Check-In Gruppen
- Kontaktloser Check-In Prozess
- Echtzeit-Dokumentation der anwesenden Personen
- Zugangskontrolle in weiteren Bereichen der Location (z. B. Workshopräume)
- Sitzplatzzuweisung per interaktivem Seating-Tool
Follow Up – Nachbereitung
Wie gelingt die Dokumentation?
- Speicherung der Personendaten (Gäste u. Mitarbeiter) gemäß DSGVO und Auflagen
- Sitzpläne zur Nachverfolgung möglicher Infektionsketten
- Falls angeordnet: Übergabe der Daten an die zuständige Behörde
Digitale Veranstaltungen – Dos and Don’ts
- Man benötigt einen auf das digitale Format abgestimmten Content und sehr gute Referenten mit besonderem „Showtalent“ um möglichst viele Teilnehmer zu gewinnen und sie über einen langen Zeitraum an die Übertragung zu binden.
- Die Vorbereitung benötigt nicht weniger Zeit/Aufwand, sondern Anderen. Daher braucht es einen guten Projekt-Plan für die Organisation sowie genügend Vorbereitungszeit.
- Die Übertragung muss stabil laufen. Ein technischer Ausfall ist der Worst Case. Dies betrifft in erster Linie den „Sender“, aber ebenso den „Empfänger“.
- Wie bei jedem Live-Event gilt: man muss einen deutlichen Mehrwert für die Teilnehmer bieten (What´s in for me?)
- Man sollte nicht versuchen, ein bestehendes Live-Event in ein digitales Event umzuwandeln, sondern muss ein neues Konzept entwickeln, mit einer speziellen Dramaturgie, die das neue Medium, die Zielgruppe und die Ziele berücksichtigt.
Was spricht für digitale Veranstaltungen? Welche Nachteile gibt es?
Pro
- Weniger Ausfallzeiten der eigenen Mitarbeiter wegen An-/Abreisen zu Events
- Neues Format weckt Interesse und Neugierde
- Zielgruppe / Gästegruppe kann sehr viel größer gefasst werden, da nur ein Internetanschluss nötig ist
- Geringere Hemmschwelle für mehr Beteiligung und ehrliches Feedback
- Gezieltes Kennenlernen von neuen Kontakten durch Filtermöglichkeit möglich (Interessen, Branchen, Themen)
- Klimafreundlicher (Abfallvermeidung, Flugscham, etc.)
- Bessere Evaluations-Möglichkeiten für die Nachbereitung von Themen, Speakern, Sessions, etc.
- Kosten pro Teilnehmer reduzieren sich
Contra
- Emotionen und Gemeinschaftsgefühl sind auf digitalem Wege schwieriger zu vermitteln (Infos kommen über den Bauch und das Herz in den Kopf)
- Technische Störanfälligkeit – beim Sender sowie beim Empfänger (Internetanbindung, Firewall-Einstellungen, firmeninterne IT-Richtlinien)
- Weniger Spontanität – man kann als Referent schlechter Gäste direkt, individuell ansprechen
- Redner benötigen noch mehr „Showtalent“, da die Hürde für das Abschalten/Ausklinken geringer ist und am Laptop mehr Ablenkungen lauern, als Live vor Ort im Publikum sitzend
- Networking „beim Bier“ ist einfacher als am Laptop – persönlicher Kontakt fehlt
- Zeitverschiebung bei Globalen Zielgruppen
- Weniger Sinne werden angesprochen, was das Gesamt-Erlebnis verringert und weniger nachhaltige Erinnerungen schafft – gerade bei Produktpräsentationen ist dies essentiell
- Man kommt noch weniger raus aus dem täglichen Umfeld, was z.B. die Aufmerksamkeit und die Kreativität behindert
- Das Rahmenprogramm fehlt, was immer auch einen „Belohnungs-Charakter“ ausmacht
Fragen und Antworten zu digitalen Events
Jetzt muss Digitalisierung beginnen
Die Digitalisierung im Bereich Veranstaltungen bekommt durch die aktuellen Entwicklungen einen unverhofften Riesenschub. Denn gerade in der B2B Kommunikation kann nicht komplett auf Veranstaltungen verzichtet werden. Besonders im Bereich Marketing und Kommunikation gilt „man kann nicht nicht-kommunizieren“. Interne Konferenzen und Tagungen waren und sind deshalb nicht „nice-to-have“. Sie sind schlicht unverzichtbar, um eindeutige Ziel- und Strategievorgaben an die Mitarbeiter zu kommunizieren. Das gilt umso mehr, in Zeiten in denen Face-to-Face Kommunikation nicht möglich ist und die Unsicherheit bei Mitarbeitern zunimmt.
Die gute Nachricht ist, dass eine digitale Konferenz mit kompetenten Agenturpartnern relativ einfach umzusetzen ist und nach der Corona-Krise ein weiterer Standard im Marketing Baukasten der Veranstalter sein wird. Jetzt muss die Digitalisierung beginnen. Krisen bieten eben auch Chancen! Nutzen Sie sie!
Gibt es bald auch digitale Messen?
Wie sieht jedoch die Antwort für die Veranstalter von Messen aus? Diese Branche trifft es zurzeit besonders hart. Messen sind besondere Veranstaltungen und essentielles Element im Marketing. Denn auf einer Messe trifft sich die Branche, Neuheiten werden präsentiert, komplexe Produkte werden erklärt.
Schon vor Corona mussten sich Leitmessen wie die IAA neu erfinden. Die Veranstalter jeder Messe suchen aktuell fieberhaft nach Antworten, um dem Besucherschwund entgegenzuwirken. Macht es überhaupt noch Sinn, Produkte mit hohem finanziellen Aufwand zu präsentieren, die quasi austauschbar mit denen des Nachbarstands sind?Die Marketing Antwort darauf lautet seit einigen Jahren: „Mehr Festival, weniger Produktpräsentation, mehr Content, weniger Lametta.“
Für Agenturen wie Kontrapunkt mit klarem Fokus auf die Inhalte bieten sich hier auch Chancen. Denn mit Sicherheit werden zukünftig Storytelling und konkrete Nutzengenerierung weit mehr im Vordergrund stehen. Denn gut umgesetzt reicht auch ein digitaler Marktplatz aus oder haben Sie Apple schon einmal auf einer Messe gesehen?Wie können mit Hilfe von Digitalen Events neue Kunden gewonnen werden?
Neukundengewinnung – die Königsdisziplin im Marketing. Die Digitalisierung von Veranstaltungen bietet hier Chancen zur Akquisition, die analog vielleicht „liegen gelassen“ werden. Es beginnt schon mit der Ansprache. Mit konsequent digitaler Bewerbung des Events erreichen Sie die Richtigen. Die, die heute und vor allem noch morgen und übermorgen Ihre Produkte kaufen. Mit der richtigen SEO Strategie werden Sie im Internet gefunden, der Web-Auftritt Ihres Events informiert schon, bevor die Veranstaltung überhaupt beginnt und Influencer erreichen punktgenau Zielgruppen, die analog überhaupt nicht mehr erreicht werden können.
Doch das Beste ist, digitale Events sind neu. Da lohnt sich ein Blick in die Diffusionsforschung. Danach sind es die Innovatoren und Early Adopters, die als erste die neuesten technischen Errungenschaften oder die neuesten Varianten von Produkten nutzen. Und diese Kundengruppen sind im Marketing extrem umworben.Wie kann ich mit Besuchern meines Digitalen Events in Kontakt treten?
Wenn es gelingt, im Rahmen einer Veranstaltung mit meiner Zielgruppe eine eigene Community aufzubauen, die kontinuierlich vor, während und vor allem auch nach der Veranstaltung im Austausch bleibt, wird diese Community schon vor der nächsten Ausgabe des Events wieder gewachsen sein. Optimalerweise werden so ständig neue Kunden durch die Community selbst generiert.
- Auch Match-Making- und Feedback-Tools helfen, die jeweiligen Interessen meiner Besucher besser zu katalogisieren. Aus unverbindlichen Besuchen können so viel schneller und effizienter konkrete Fragestellungen und Wünsche abgeleitet werden.
- Web-Broadcast Dienste eigenen sich hervorragend, um face-to-face mit seinen Besuchern auch auf einem digitalen Event zu kommunizieren. Denn 70% des Gesagten kommt über Mimik und Gestik beim Zuhörer an. Daher ist es so wichtig, die (neuen) Video-Tools für seine Veranstaltung zu nutzen.
- Aber auch der klassische Chat kann bei digitalen Events sehr hilfreich sein. Denn wir stellen fest, dass es einem Teilnehmer viel leichter fällt, seine Fragen oder Kommentare in einem Chat zu äußern, als sich bei einer realen Veranstaltung zu Wort zu melden. Aus unserer Erfahrung bringen sich Teilnehmer bei digitalen Events also sehr viel mehr ein, als bei realen Veranstaltungen.
Es gibt also viele Wege, wie Sie mit Ihren Besuchern auch bei Ihrem digitalen Event in Kontakt treten können. Lassen Sie uns konkret über Ihre Anforderungen sprechen! Gerne entwerfen wir Ihnen ein passgenaues Konzept für Ihr nächstes Digital Event.